Awareness-Team planen: Die Checkliste

Ein Awareness-Team für Veranstaltungen zu planen bedeutet mehr, als am Veranstaltungstag einige Ansprechpersonen bereitzustellen. Gäste müssen wissen, wo sie Unterstützung finden. Das Team braucht klare Zuständigkeiten, einen geeigneten Rückzugsort und verlässliche Kommunikationswege. Diese Checkliste hilft Veranstaltenden, die wichtigsten Fragen frühzeitig zu klären – vom Workshop über ein Stadtfest bis zum Festival oder CSD.

SeiDuSelbst e.V. begleitet Veranstaltungen in Neuss, Düsseldorf, im Rhein-Kreis Neuss und weiteren Orten in Nordrhein-Westfalen. Welche Unterstützung sinnvoll und personell möglich ist, stimmen wir für jede Anfrage individuell ab. Die folgenden Punkte dienen als Planungshilfe; ein gemeinsames Vorgespräch berücksichtigt die Besonderheiten deiner Veranstaltung.

1. Veranstaltungsdaten und Bedarf klären

• Termin, Ort, Veranstaltungsart und Öffnungszeiten festhalten – einschließlich Auf- und Abbau sowie möglicher Abend- oder Nachtzeiten.
• Erwartete Besucherzahl, Zielgruppen, Programm und Zugang zum Gelände beschreiben.
• Einen aktuellen Gelände- oder Raumplan bereitstellen: Bühnen, Eingänge, Toiletten, Rückzugsraum und Anlaufstellen einzeichnen.
• Besondere Anforderungen besprechen, etwa mehrere Veranstaltungsbereiche, lange Laufwege, Alkoholausschank, Lärm oder eine schwer einsehbare Fläche.
• Festlegen, welche Unterstützung gewünscht ist: mobile Ansprechpersonen, Awareness-Point, Rückzugsbereich, Vorbereitung oder Nachbesprechung.

2. Teamstärke und Einsatzzeiten gemeinsam planen

Eine feste Zahl von Awareness-Personen pro Besucherzahl reicht als Planung nicht aus. Auch Gelände, Veranstaltungsdauer, Aufgaben und mögliche gleichzeitige Unterstützungsbedarfe entscheiden darüber, wie groß das Team sein sollte. Wenn einzelne Personen ein längeres Gespräch begleiten, muss die übrige Veranstaltung weiterhin eine erreichbare Anlaufstelle haben.

• Teamstärke und Aufgaben mit dem Awareness-Team abstimmen.
• Schichten, Pausen und Ablösungen einplanen; auch die Übergaben brauchen Zeit.
• Eine verantwortliche Kontaktperson bei den Veranstaltenden und eine Koordination im Awareness-Team benennen.
• Klären, wie bei kurzfristigen Ausfällen oder erhöhtem Bedarf reagiert wird.
• Wasser, Verpflegung und einen Pausenbereich für das Team vorsehen.

3. Einen geeigneten Rückzugsraum vorbereiten

Ein Rückzugsraum sollte ruhige Gespräche ermöglichen und vor neugierigen Blicken schützen. Er muss für das Team gut erreichbar sein. Eine ruhige Ecke unmittelbar neben einer lauten Bühne ist dafür häufig ungeeignet. Prüft den vorgesehenen Ort möglichst vor Beginn gemeinsam.

• Einen ruhigen, geschützten und möglichst barrierearm erreichbaren Ort auswählen.
• Sitzgelegenheiten, Trinkwasser, Beleuchtung und gegebenenfalls Wetterschutz bereitstellen.
• Zugang und Nutzung klären: Wer öffnet den Raum, wer betreut ihn und wie werden Gespräche vor Störungen geschützt?
• Den Rückzugsraum von Materiallager, Durchgangsverkehr und allgemeinem Aufenthaltsbereich trennen.
• Barrieren wie Treppen, enge Wege oder fehlende Beschilderung frühzeitig ansprechen.

4. Awareness, Security und Sanitätsdienst abstimmen

Awareness unterstützt Menschen nach Grenzverletzungen, Diskriminierung oder belastenden Situationen. Security, Sanitätsdienst und Veranstaltungsleitung haben jeweils eigene Aufgaben. Ein gemeinsames Briefing hilft, Übergaben und Zuständigkeiten klar zu regeln. Das Awareness-Team ersetzt weder den Sicherheitsdienst noch die medizinische Versorgung.

• Ansprechpersonen und erreichbare Kontaktwege für alle beteiligten Teams austauschen.
• Klären, wer bei Bedrohungen, medizinischen Notlagen oder notwendigen Entscheidungen hinzugezogen wird.
• Vereinbaren, wie Unterstützung angefordert wird und wie die Übergabe erfolgt.
• Den Umgang mit grenzverletzendem Verhalten und mögliche Maßnahmen mit der Veranstaltungsleitung besprechen.
• Die Wünsche und Grenzen betroffener Personen in der Unterstützung berücksichtigen; Informationen nur im notwendigen Umfang weitergeben.

5. Erreichbarkeit und Kommunikation testen

• Festlegen, wie Gäste das Team erreichen: persönlich, am Awareness-Point oder über einen vereinbarten Kontaktkanal.
• Telefon, Funk oder andere Kommunikationsmittel am tatsächlichen Veranstaltungsort testen.
• Anlaufstelle und Kontaktweg gut sichtbar kennzeichnen und in den Geländeplan aufnehmen.
• Eine Vertretung für Pausen sowie einen Ablauf bei technischen Ausfällen festlegen.
• Dem Team relevante Änderungen am Programm, Gelände oder Zeitplan rechtzeitig mitteilen.

6. Gäste bereits vor der Veranstaltung informieren

Awareness wirkt besser, wenn Gäste das Angebot kennen und ohne lange Suche finden. Die Information sollte verständlich erklären, bei welchen Anliegen das Team angesprochen werden kann und wie der Kontakt funktioniert. Versprecht dabei keine lückenlose Sicherheit oder Erreichbarkeit außerhalb der vereinbarten Einsatzzeiten.

• Awareness-Angebot, Einsatzzeiten und Kontaktweg auf der Veranstaltungswebsite veröffentlichen.
• Das Team in Social-Media-Beiträgen, Programmheften oder vor Ort auf Schildern vorstellen.
• Klare Regeln für respektvollen Umgang kommunizieren.
• Kasse, Einlass, Helfende und andere Ansprechpersonen informieren, damit sie Gäste weiterverweisen können.
• Eine kurze Vorstellung oder Bühnenansage mit dem Awareness-Team abstimmen, sofern das zum Format passt.

7. Material, Anreise und Budget vereinbaren

• Schriftlich festhalten, welche Ausstattung Veranstaltende bereitstellen und was das Team mitbringt.
• Anreise, Park- oder Ladezugang und den Treffpunkt für das Briefing klären.
• Bei längeren oder mehrtägigen Einsätzen Verpflegung und gegebenenfalls Unterkunft besprechen.
• Teamstärke, Einsatzzeiten, Vorbereitung und Nachbereitung im Angebot eindeutig beschreiben.
• Budget frühzeitig abstimmen und besondere Anforderungen offen nennen.

Die Kosten hängen unter anderem von Ort, Veranstaltungsart, Teamstärke, Dauer und vorhandener Infrastruktur ab. Für eine erste Orientierung findest du in unserem Beitrag Was kostet ein Awareness-Team? grobe, unverbindliche Kostenbereiche und Hinweise zu unterschiedlichen Auftraggebenden. Ein verbindlicher Leistungsumfang und Preis ergeben sich erst aus dem individuellen Angebot.

8. Nachbereitung und vertrauliche Dokumentation planen

• Eine kurze Nachbesprechung mit Veranstaltenden und Team vereinbaren.
• Abläufe und Verbesserungsvorschläge auswerten, ohne vertrauliche Gesprächsinhalte unnötig offenzulegen.
• Vorab klären, ob eine anonymisierte Zusammenfassung gewünscht ist und was sie enthalten soll.
• Festlegen, wer Rückmeldungen entgegennimmt und welche nächsten Schritte daraus entstehen.
• Erkenntnisse für die nächste Veranstaltung in die Planung übernehmen.

Kurzcheck vor Veranstaltungsbeginn

• Sind Awareness-Team, Veranstaltungsleitung, Security und Sanitätsdienst gegenseitig erreichbar?
• Ist der Rückzugsraum zugänglich, vorbereitet und ruhig genug?
• Kennen Gäste und Helfende die Anlaufstelle und den Kontaktweg?
• Sind Einsatzzeiten, Pausen, Zuständigkeiten und Übergaben geklärt?
• Sind Material, Verpflegung und Kommunikationsmittel bereit?

Awareness-Team für deine Veranstaltung in NRW anfragen

Du planst einen Workshop, ein Stadtfest, einen CSD, ein Konzert oder ein anderes Veranstaltungsformat? Auf unserer Angebotsseite für Awareness-Teams erfährst du mehr über die Begleitung durch SeiDuSelbst e.V. Unser Awareness-Konzept beschreibt Haltung, Ausbildung und Einsatzablauf.

Für eine erste Anfrage schicke uns Termin, Ort, Veranstaltungsart, erwartete Besucherzahl, Zeiten und Angaben zur vorhandenen Infrastruktur. Erreichen kannst du uns unter awareness@seiduselbst.online oder über das Kontaktformular. Wir besprechen gemeinsam, welche Begleitung zu deiner Veranstaltung und unseren Kapazitäten passt.